Por: Wilfredo Pérez Ruiz (*)
Al elaborar una exposición requerimos utilizar, en determinadas circunstancias, medios audiovisuales que constituyen valiosos elementos de soporte y complemento con la finalidad de dinamizar la transmisión de conceptos y propuestas. Bajo ninguna circunstancia deben sustituir u opacar al conferencista.
Usted se preguntará ¿Por dónde debemos empezar? Apelando a mi experiencia aconsejo seguir la siguiente secuencia: redactar un esquema, investigar y documentarse, apuntar lo más relevante y escribir el borrador de cada lámina de ppt. Asimismo, deberán guardar coherencia con lo tratado, crear interés en el público y utilizarse con moderación.
En innumerables disertantes subsiste el frecuente error de empezar con la confección del ppt: estos deben hacerse después de formular la estructura y definir el orden temático. Es decir, es la última actividad al preparar una charla. Tenga presente la enorme importancia de adecuar la asistencia audiovisual al tiempo, mensaje y público; jamás inicie su presentación leyendo, proyectará inseguridad, pánico escénico y ausente dominio; no aprenda todo de memoria, sólo los primeros minutos. Tampoco empiece con una diapositiva o video sin antes realizar una introducción de su contenido.
Es pertinente considerar varias ventajas sobre su uso: transmiten mayor información en menor tiempo; despiertan la motivación de la audiencia; favorecen la comprensión de lo que se está revelando; mejoran e ilustran el conocimiento; refuerzan la comunicación destacando aspectos esenciales; aportan datos, números y estadísticas. Igualmente, tengo múltiples observaciones: procure mostrar concordancia entre lo anotado y el argumento expuesto; confirme su buena calidad; coloque una sola idea por diapositiva; utilice frases sintéticas; diseñe el material con antelación.
Del mismo modo, insinúo tomar en cuenta que la orientación horizontal facilita la lectura; sitúe una sola idea por diapositiva; apóyese en dibujos, diagramas, esquemas; aprópiese de la regla “6×6” (seis líneas máximo por diapositiva, seis palabras máximo en cada línea); use fondos simples y claros; decline abusar de los colores y respete los matices naturales (por ejemplo, no existen plátanos azules); asegúrese que las personas de la última fila de la sala alcance a leer su texto; elija una letra legible y apropiada (esquive una inferior a los 20 puntos); evite errores ortográficos, tonalidades llamativas o diseños extravagantes; exhiba correspondencia con su estilo personal o institucional; incluya fotografías de óptima calidad.
Existen diversas opciones multimedias a nuestro alcance. Las diapositivas con sonido pueden resultar convenientes, pero también incómodas, dependiendo de la exposición y auditorio; las multi-imagen muestran dos figuras fijas u oscilantes de forma simultánea junto con acompañamiento de voz y/o música; el video interactivo combina instantánea y movimiento, textos, gráficos, voz y música mientras el participante tiene surtidas opciones de respuesta. Incluye retroalimentación.
Unas anotaciones en relación al lugar. Trate de familiarizarse con el espacio físico en que expondrá e indague con anticipación acerca de pequeños y significativos asuntos como la temperatura; las luces artificiales o naturales; la forma de la sala; la visibilidad de los asistentes; la acústica; la colocación del cañón, computador, podio, micrófono y mesa de honor.
Durante su disertación revele inalterable certeza, aplomo, actitud serena y afabilidad. Estos pormenores pueden ser más transcendentes de lo imaginado. A continuación, unos cuantos y eficaces aportes de valía: mirar a la audiencia; conocer y practicar el manejo de los mecanismos audiovisuales; consistencia en lo expuesto; muestre capacidad de improvisación ante deficiencias y desperfectos; emplee un puntero; no juegue con objetos en sus manos; indague las características, motivaciones e intereses de los asistentes.
Preste atención a incontables cuestiones de forma y fondo. Asegurar su éxito incluye percatarse de detalles inadvertidos cuya omisión puede tener serias repercusiones en la receptividad y entendimiento del público: ensaye, grábese y estudie las respuestas sobre las más complejas interrogantes; luzca atuendo adecuado, sobrio e impecable; conciba una sobresaliente imagen ejecutiva; inicie su intervención con un saludo cordial y acompañado de una sonrisa; recurra a la automotivación positiva. En tal sentido, prepárese, organícese, evidencie seguridad, saludable estado anímico y talante de comunicador.
Para concluir, recuerde: un discurso siempre es una magnífica coyuntura para irradiar ideas, generar espacios de reflexión, compartir conocimientos, persuadir conciencias e involucrar a su audiencia. Comprométase con intensidad y naturalidad con el tópico que abordará; demuestre su pleno convencimiento; hable con ímpetu, entrega e inequívoca manifestación de querer propagar su sapiencia.
Aproveche el privilegio de hablar ante sus espectadores, no todos tienen esa posibilidad. Es un hermoso y apasionante desafío frente que debemos estar habituados y cuyas implicancias redundarán en nuestro desarrollo integral y, consecuentemente, en el ámbito profesional. Viene a mi mente la sabia expresión anónima: “El que habla siembra, el que escucha recoge”.
(*) Docente, comunicador y consultor en protocolo, ceremonial, etiqueta social y relaciones públicas. http://wperezruiz.blogspot.com/
