Por Julio César Castiglioni Ghiglino
Si bien es cierto, las comisiones de transferencia se han instalado en la mayoría de las municipalidades a nivel nacional, el Proceso de Transferencia empezará a darse a partir de hoy día y terminará el día viernes 31 de diciembre, siendo necesario saber que se deberá recibir.
La Directiva sobre Lineamientos para facilitar la transferencia de información contable de la administración municipal a las nuevas autoridades electas aprobado mediante Resolución Directoral N.º 001-2006-EF-93.01 establece que la documentación que se debe transferir es el Informe Situacional de los libros de contabilidad, procesados y obtenidos a través del módulo SIAF-GL, o con indicación de la legalización y del último folio utilizado en cada uno a la fecha de transferencia. Los libros principales y auxiliares, así como las carpetas de los Estados Financieros y Presupuestarios, Notas, Información Complementaria y documentación sustentatoria con sus respectivos análisis, conciliaciones y archivados cronológicamente.
El análisis de saldos de las cuentas del Balance como cuentas por cobrar, cuentas por pagar (Personal, AFP, ESSALUD, ONP, Proveedores). Anticipos Concedidos y Encargos Otorgados a la fecha del proceso de transferencia, debidamente sustentadas. Las acciones efectuadas para obtener la rendición de cada uno de los deudores, autoridades, funcionarios o trabajadores, o entidades a quienes se les ha otorgado encargos o anticipos concedidos.
Construcciones en Curso, estado de las obras para su futuro registro definitivo. Depreciación, Agotamiento y Amortización Acumulada del activo. Deudas a Largo Plazo, monto de la deuda principal, intereses, plazo de vencimiento, entidad con la que se contrajo la obligación. Inversiones Intangibles, identificando la situación contable de otras inversiones, que finalmente no van a generar formación bruta de Capital.
Encargos Recibidos de otras entidades y de las cuentas relacionadas con su ejecución. Información de la comprobación de saldos de las cuentas de balance. Informes de Auditoría Interna y Externa por los exámenes practicados a la información financiera y presupuestaria hasta la fecha de transferencia. Carpetas con la información financiera y presupuestaria de periodicidad anual, trimestral o semestral, presentadas a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública.
Las Directivas de Lineamientos Preventivos para las Entidades del Estado sobre Transferencia de Gestión y Lineamientos para el Control de la Transferencia de Gestión en las Entidades del Estado, aprobado mediante Resolución de Contraloría Nº 372-2006-CG, establece que la Autoridad saliente debe emitir un Informe de Transferencia de Gestión documentado, el estado situacional de su gestión, Inventario físico de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad, si se encuentran pendientes de saneamiento, bienes afectados en uso y sus contratos correspondientes. Los activos que se encuentran en situación de baja y aquellos que aún no han sido incorporados en el inventario de bienes.
Inventario de las cuentas bancarias conciliadas, talones de cheques utilizados, incluida la última chequera y otros medios de financiamiento. Libros de contabilidad, documentación sustentatoria de las operaciones contables y financieras realizadas, así como las obligaciones de orden financiero, de corto y mediano plazo.
Relación de personal, régimen de contratación, y monto de la planilla de activos, cesantes, nómina de trabajadores contratados por servicios no personales; Contratos Administrativos de Servicio. Rendición de los anticipos y/o préstamos concedidos al personal. Inventario de sistemas informáticos, bases de datos computarizadas de gestión de contribuyentes y trámite documentario.
Evaluación Presupuestaria que muestre el grado de cumplimiento de las metas programadas, en base al presupuesto aprobado. Informe de la situación de los juicios seguidos por la Entidad o contra ella, indicando las implicancias administrativas y financieras para el desarrollo de la gestión o las posibles contingencias que pudieran presentarse y si éstas se encuentran contabilizadas. Acervo documentario, incluido el referente a los programas sociales, de salud o de educación. Relación de normas expedidas durante la gestión.
Documentos de gestión administrativa, organización de la estructura de la entidad y de cada uno de los procesos de gestión (ROF, MOF, CAP, PAP, TUPA). Informe sobre el estado situacional de las actividades inherentes a sus funciones, o en su caso, de los servicios públicos administrados, los niveles de calidad y productividad alcanzados.
Información sobre los principales proyectos en ejecución y de aquellos cuyo inicio hubiese sido previsto en el corto plazo. Relación de las principales obras ejecutadas. Principales factores internos y externos que afectaron adversamente su gestión, para el logro de los objetivos y metas institucionales.
Presentación del Plan Operativo o Plan Estratégico Institucional, e informe sobre su cumplimiento durante su gestión. Informes de Control recibidos del Sistema Nacional de Control, grado alcanzado en la implantación de recomendaciones, incluyendo las acciones judiciales que se hubiesen generado, constancia de presentación ante la administración institucional de las declaraciones juradas de ingresos y de bienes y rentas a que se encuentra sujeto la autoridad saliente, constancia de presentación ante la administración institucional de la declaración de compromiso de no incurrir en las prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos o empleo de información privilegiada y/o reservada a la cual ha tenido acceso durante sus servicios a la entidad, previstas en la Ley de Contrataciones y adquisiciones del Estado.
La Guía Técnica de Probidad Administrativa – Transferencia de Gestión, aprobado mediante Resolución de Contraloría N.º 373-2006-CG establece que los nuevos contratos o licitaciones para la adquisición de bienes y servicios se limitarán estrictamente para la continuidad de la gestión, sujeto a la disponibilidad de liquidez; siempre y cuando estén debidamente presupuestados y los plazos de ejecución no superen el ejercicio presupuestal vigente. Las acciones de personal, nombramientos, contrataciones, reasignaciones, recategorizaciones, destaques, negociaciones colectivas; ascensos o promociones, asignaciones, licencias, vacaciones, permisos, quedan suspendidos hasta el término de la gestión en ejercicio.
La aprobación o realización de nuevos endeudamientos deberá ser necesariamente con conocimiento de la nueva autoridad. La suscripción de Convenios de Cooperación nacional o internacional, que comprometan la siguiente gestión, debe ser coordinada con la nueva autoridad, se debe utilizar razonablemente el fondo de Caja Chica, evitando usos excesivos o injustificados.
La venta, subasta, adjudicación, concesión, cesión o donación del patrimonio mobiliario o inmobiliario, y en general cualquier acto de disposición quedan suspendidos hasta el término de la gestión en ejercicio. Está prohibido efectuar cualquier tipo de gasto corriente que implique compromisos de pago posteriores, a la finalización de la gestión.
Una vez instalada la nueva autoridad, deben realizar un inventario de los actos institucionales efectuados durante el último semestre de la gestión anterior bajo cualquier denominación y forma que impliquen decisiones administrativas en materia de personal, a todo nivel y situación, que importen mayor egreso de recursos. Decisiones sobre la administración de patrimonio que signifique mayor egreso de recursos que el presupuestado. Celebración de contratos de bienes y servicios o compromisos de pagos asumidos por la gestión saliente y que superen el período de su gestión.
Como se ve hay mucho por trabajar en estos días en los gobiernos locales, a través de las comisiones correspondientes, por lo cual los alcaldes entrantes tienen que estar atentos de lo que reciben.
