Alcances para organizar un evento
Por: Wilfredo Pérez Ruiz (*)
Seguramente, todos –de una u otra forma- estamos involucrados en el desarrollo de eventos sociales, familiares o corporativos. De allí que tengamos acumulada una valiosa experiencia autodidacta que enriquece nuestra percepción y, además, perfecciona su planificación y ejecución. Pero, es importante contar con lineamientos básicos que faciliten conocer cómo llevar a cabo uno de manera exitosa.
En estos tiempos los eventos se emplean en numerosos acontecimientos. Así, tenemos compañías que celebran su aniversario de creación, festividades patrióticas, actividades formativas, conmemoraciones litúrgicas, reuniones de camaradería o encuentros gremiales que requieren de ciertas técnicas a fin de garantizar un armonioso desenvolvimiento.
Son diversas sus virtudes en el ámbito de los negocios. A continuación algunas razones relevantes que acreditan su utilidad: Actualiza los conocimientos y capacitan al participante; fortalece la identidad con los demás; mejora la interacción social; fomenta un fluido intercambio de idea; despeja dudas, rumores, informaciones inexactas; influye en el mejoramiento del clima social de la empresa; permite la exhibición de productos y servicios; puede aumentar las ventas, etc.
Se recomienda conocer con exactitud el tipo de evento ha organizarse (académico, gastronómico, corporativo, promoción y animación), con la finalidad de explicar al patrocinador y auspiciador sus conveniencias, ventajas y requerimientos que se deben considerar para alcanzar el objetivo previsto.
Un asunto significativo es el financiero. Las acciones del comité organizador y de las comisiones de trabajo responden a las demandas económicas que exigen para el cumplimiento de sus tareas. Los ingresos representan la valoración contable vinculada con la ejecución de la reunión. Los egresos son las partidas que ocasionarán gastos y las fuentes a las que acudirá para obtener los fondos requeridos.
Los criterios para las cuotas de inscripción deberán ser los siguientes: Analizar el presupuesto de egresos con el de otros eventos similares; comparar las cuotas de registro de los eventos realizados con las de los actuales; pronosticar –hasta donde sea posible- la asistencia real del encuentro. Una vez establecidas las políticas que regirán las cuotas de participación, se fija el monto de pago.
También, hay que observar al personal que asumirá variadas funciones en el evento. Desde el anfitrión (es quien invita), el jefe de sala (responsable de su desenvolvimiento en el lugar asignado), el maestro de ceremonias (preocúpese de contar con uno sobrio, que hable poco y reúna condiciones para ello), attaches (reciben a los invitados en la puerta de ingreso), registro (entregar las fichas de participantes, realiza el chequeo de listados, constancias, carpetas, etc.), técnico (operan los equipos técnicos de audio y video, controla el fondo musical), seguridad (velan por el resguardo interno y externo de la sede), servicio (apoyan
con la colocación del mobiliario) y de coffe break (instalan las mesas de refrigerios, atenderán en los intermedios a los participantes). Se recomienda que estas personas sean aleccionadas, tengan cualidades para su desempeño y realicen ensayos previos con la finalidad de asegurar su correcta actuación.
El restarle valor a determinados detalles puede significar el fracaso del programa o su alteración. Muchas veces pormenores, aparentemente insignificantes, suelen olvidarse. Se sugiere pensar en una suma de pequeños complementos que enaltecen su elaboración. Mi experiencia me permite afirmar que es ineludible el grado de cohesión y comunicación del grupo humano que estará a cargo de su operatividad.
Recuerde verificar las condiciones del local, despliegue un programa que no canse a los asistentes, asegure la comodidad de las instalaciones de la sede, observe la correcta ambientación, tenga en cuenta los asuntos protocolares (invitaciones, precedencias, símbolos patrios, presentación de concurrentes y autoridades, etc.), posea un cronograma con las labores de cada comisión, no deje nada a su “memoria”, sea ordenado en la planificación y tome precauciones por si surgen inconvenientes.
Deseo comentar aspectos útiles de conocer. Por la oportunidad con que llega la invitación, su material y presentación, puedo (sin exagerar) deducir cómo será el certamen al que he sido convocado. No olvide redactar con sobriedad, evite imitar o copiar uno existente – como habitualmente sucede- y someta su texto a la evaluación de un corrector de estilo. La invitación refleja el nivel y calidad del evento. Recuerde!
Otro asunto no menos oportuno está referido a los discursos. Cuente con la debida preparación y muestre solvencia y naturalidad. Si es necesario practique y prevenga intervenciones deslucidas. En ocasiones observo a expositores ostentar improvisación, carencia de elementos intelectuales y poco entrenamiento que concluye perjudicando su imagen profesional. La excelente participación de quienes harán uso de la palabra realza el evento.
Al concluir recuerde agradecer siempre (por escrito o personalmente) a todo el equipo organizador y, además, a los ponentes, auspiciadores, patrocinadores y colaboradores. Es una expresión elegante y educada que muchos “olvidan”. Usted amigo lector, distíngase por sus afables modales y cortesías. Tenga presente que la gratitud es un acertado gesto después de una jornada llena de entrega y dedicación.
(*)Docente, ambientalista, periodista, consultor en organización de eventos, protocolo, imagen y etiqueta social. http://wperezruiz.blogspot.com/
